Kamu idarelerince hazırlanan taslak stratejik planlar nasıl değerlendirilmektedir?

26 Mayıs 2006 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan “Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”in dördüncü bölümünde yer alan “Planın Değerlendirilmesi” başlıklı kısımda “Mahalli idareler dışındaki kamu idarelerinin stratejik planlarını değerlendirilmek üzere Müsteşarlığa (DPT) göndereceği” hükmü yer almaktadır. Maddenin ikinci bendinde Müsteşarlığın planları hangi hususlar açısından değerlendireceğine dair bilgiler verilmektedir. Buna göre;

a) Kalkınma planı, orta vadeli program ve faaliyet alanı ile ilgili diğer ulusal, bölgesel ve sektörel plan ve programlara uygunluk,

b) Yönetmelikte, Kılavuzda ve stratejik planlamaya ilişkin diğer rehberlerde belirtilen usul ve esaslara uygunluk,

c) Stratejik planda yer alan misyon, vizyon, amaç ve hedeflerin birbirleri ile bağlantıları ve kavramsal tutarlılık,

ç) Diğer idarelerin stratejik planları ile uyum ve tutarlılık

konuları, değerlendirmede esas alınacak başlıkları oluşturmaktadır.

İdarelerin stratejik planları için değerlendirme raporu hazırlanmasının temel amacı, kamu yönetimi reformu kapsamında yeni bir araç olarak benimsenen stratejik planlama ve stratejik yönetime geçişte kamu idarelerine geri bildirimde bulunarak “destek” sağlamak olup, raporda yer alan değerlendirmelerin kuruluş stratejik planının revizyonunda, planlama çalışmalarının ilerleyen aşamalarında veya gelecekteki planlama çalışmalarında değerlendirilebileceği ve planların geliştirilmesi/iyileştirilmesi amacıyla dikkate alınabileceği düşünülmektedir.

Bu yazının konusu ilgili değerlendirme hususlarını kamu idareleri açısından daha açık hale getirmektir. Ayrıca ABD’de Kamu Hesap Verebilirlik Ofisi (Government Accountability Office) tarafından hazırlanan “Agencies’ Strategic Plans Under GPRA: Key Questions to Facilitate Congressional Review” adlı dokümandan da faydalanılarak değerlendirmede dikkat edilecek hususlar ve cevabı aranan sorular açıklanacaktır.

Değerlendirme konuları incelenirken yukarda yer verilen yönetmelik maddeleri üzerinden gidilecek ve her maddenin sonunda da bahsi geçen diğer dokümandaki ilgili sorulara yer verilecektir.

“Kalkınma Planı, Orta Vadeli Program ve Faaliyet Alanı ile İlgili Diğer Ulusal, Bölgesel ve Sektörel Plan ve Programlara Uygunluk” açısından yapılacak değerlendirmede stratejik planların üst politika metinleriyle olan uyum ve tutarlılığı gözetilecektir. İdare stratejik planlarının, bu üst plan ve programların amaç ve hedeflerine ulaşılmasında nasıl katkı sağlayacağı konusu incelenecektir.

Plan yasal öncelik ve konularla uyumlu mudur?

“Yönetmelikte, Kılavuzda ve Stratejik Planlamaya İlişkin Diğer Rehberlerde Belirtilen Usul ve Esaslara Uygunluk” açısından değerlendirme bölümünde ise; öncelikle “Planlama Süreci ve Modeli”ne ilişkin bilgiler incelenecektir. Burada temel olarak “Üst yönetici desteği var mı? Planın hazırlanmasında katılımcılık konusuna dikkat edilmiş midir? Nasıl bir katılımcılık stratejisi izlenmiştir? Danışmanlık alındıysa hangi alanlarda ve hangi boyutta alınmıştır? Planlama sürecinde nasıl bir örgütlenmeye gidilmiştir?” sorularına cevap aranacaktır. Kuruluşun hazırlık programı varsa bu programa da bakılacaktır.

Bir diğer değerlendirme “Durum Analizi” bölümüne yönelik olacaktır. Bu değerlendirmede Kılavuzda yer verilen “Tarihi Gelişim-Yasal Yükümlülük/Mevzuat Analizi-Faaliyet Alanları/Ürün ve Hizmetler- Kuruluş içi Analiz-Çevre Analizi” gibi analizlerin yapılıp yapılmadığı araştırılacaktır.

Kuruluş dışsal faktörleri izliyor/takip ediyor mu?

Dışsal faktörlerin potansiyel etkilerini azaltacak ya da iyileştirecek eylemler tanımlanmış mı?

Kuruluş içsel faktörleri izliyor/takip ediyor mu? Kuruluşun kontrolündeki hangi içsel faktörler stratejik amaçların başarısını etkileyebilir? Kurum kültürünün değişmeye ihtiyacı var mı?

Durum analizi içinde yer alan “Paydaş Analizi” bölümü, kamu idarelerinin stratejik plan hazırlama süreçlerinde katılımcılığa özellikle dikkat edilmesi gerektiğinden, özel olarak değerlendirilecektir.

Hangi kuruluşlar ya da kişiler temel paydaştır, neden? Bunların görüşleri alınmış ve plana yansıtılmış mıdır?

Planın geliştirilmesine hangi kuruluş çalışanları dahil edilmiştir? Birim amirleri tamamen kapsanmış mıdır? Kuruluşun planı, çalışanlar ve yöneticilerle plandaki amaç, öncelik ve kararlarla ilgili nasıl bir iletişim stratejisi izleyecektir?

Bunların dışında planın unsurlarına dair çeşitli diğer değerlendirmeler de yapılacaktır. Misyon, Vizyon, Temel Değerler, Stratejik Amaçlar, Hedefler, Performans Göstergeleri ve Stratejiler kılavuzda yer verilen hususlara uygunluk açısından değerlendirilecektir.

Misyon sonuç odaklı mıdır ve bir kamusal ihtiyacı yerine getirmekte midir? Kuruluşun işlev ve faaliyetlerinden misyonda tanımlanmamış olan var mıdır?

Kuruluşun misyonu benzer misyonlu kuruluşlarınkinden nasıl farklılaştırılmıştır?

Amaçlar kuruluşun ana işlev ve faaliyetlerini içeriyor mu? Amaçlar misyonla mantıksal bir ilişki içinde mi?

Amaçlar sonuç odaklı mı yoksa çıktı odaklı mıdır?

Hedefler sayısal ya da ölçülebilir şekilde ifade edilmemişse bunlara ulaşılıp ulaşılamadığını değerlendirecek bir şekilde ifade edilmiş midir?

Planda amaç ve hedeflere ulaşmak için gerekli olan finansal kaynak miktarı ve bu kaynakların nerelerden sağlanacağına dair bilgilere yer verilmelidir. Bunu sağlamak için planda ”kaynak tablosu” ve ”maliyet tablosu”na yer verilmesi gerekmektedir.

Ayrıca ilgili Yönetmelikteki Madde 12’de de bu konuya yer verilmiştir. Buna göre;

“Kamu idareleri, stratejik planlarını hazırlarken orta vadeli programda yer alan amaç, politikalar ve makro büyüklükler ile orta vadeli malî planda belirlenen teklif tavanlarını dikkate alarak yıllar itibarıyla amaç ve hedefler bazında kaynak dağılım tahmininde bulunur.”

Plan zaman boyutlu, güvenilir, faydalı ve tutarlı mali bilgileri içeriyor mu?

Stratejik yönetim döngüsünün önemli bir aşaması da ”izleme ve değerlendirme”dir. Planda bu aşamayla ilgili çok temel bilgilere yer verilmesi beklenmektedir. Bunlar, sorumluların kim olduğu, göstergelerin hangi aralıklarla izleneceği/raporlanacağı, değerlendirmenin nasıl yapılacağı gibi birtakım bilgilerdir.

Değerlendirme için bir takvimleme mevcut mudur? Değerlendirmenin genel kapsamı ve metodolojisi nasıldır?

Bunlar dışında planın süresi, gönderiliş tarihi ve güncelleştirme ya da yenileme yapılmışsa bunlarla ilgili hükümlere uyulup uyulmadığı hususları da dikkate alınacaktır.

“Stratejik Planda Yer Alan Misyon, Vizyon, Amaç ve Hedeflerin Birbirleri ile Bağlantıları ve Kavramsal Tutarlılık” açısından değerlendirmede ise plan unsurlarının birbiriyle bağlantılı, tamamlayıcı ve tutarlı olup olmadığı incelenecektir. Burada dikkat edilecek hususlar, misyonunu gerçekleştirmek ve vizyonuna ulaşmak için kuruluş tarafından belirlenen amaç, hedef ve stratejilerin gerçekleştirildiğinde kuruluşu olmak istediği yere bir bütün olarak götürüp götürmeyeceğidir. Ayrıca birbiriyle çelişen ve tutarsızlık içeren noktalar varsa bunlar da değerlendirilecektir.

Genel olarak plan mantıksal bir bütünlükte midir? Çeşitli unsurlar birbirleriyle uyum içinde midir? Başka bir deyişle, plan eğer iyi bir şekilde uygulanırsa, kuruluşu “buradan oraya” götürebilecek nitelikte midir?

“Diğer İdarelerin Stratejik Planları ile Uyum ve Tutarlılık” açısından ise, idarelerin planlarında benzer faaliyetler gerçekleştiren (bağlı/ilgili/ilişkili) ya da faaliyetlerini etkileyen diğer kuruluşların planlarıyla uyum ve tutarlılığı araştırılacaktır.

Plan diğer yürütücü kuruluşlar ile koordinasyonu yansıtmakta mıdır? Diğer kuruluşların planları benzer stratejik amaçlara mı ulaşmaya çalışmaktadır ya da benzer faaliyet ve işlevleri mi içermektedir?

SONUÇ

Planların incelenmesinden sonra gerek görülen durumlarda kamu idarelerine “destek” amacıyla değerlendirme raporu gönderilebilir. Müsteşarlıkça kamu idarelerine rapor gönderilmesi halinde, ilgili idare söz konusu raporu dikkate alarak stratejik plana son şeklini verir ve sunulmaya hazır hale getirir.

Bundan sonraki aşama planın sunulması aşamasıdır. Stratejik planlar, bakanlıklar ile bakanlıkların bağlı ve ilgili kuruluşlarında Bakanın, diğer kamu idarelerinde en üst yöneticinin onayını müteakip performans programı ve bütçe hazırlıklarında esas alınmak üzere Maliye Bakanlığına ve Müsteşarlığa gönderilir. Birer nüshası da TBMM ve Sayıştay’a gönderilecek olan stratejik planlar ayrıca kamuoyuna duyurulur ve kamu idarelerinin internet sitelerinde yayınlanır.

Kaynaklar:

1- Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu (2. Sürüm), DPT Yayınları, Haziran 2006

2- Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 26 Mayıs 2006, 26179 Sayılı Resmi Gazete

3- “Agencies’ Strategic Plans Under GPRA: Key Questions to Facilitate Congressional Review”, May 1997, United States General Accounting Office- General Government Division